Primavera Trompetera
Juampe Vázquez

Primavera Trompetera: Cómo organizar un plan B tras la cancelación de tu festival

Damos la bienvenida a la primavera todavía con gorros y bufandas. El caloret no llega para quedarse ni siquiera en el sur de España. Así, tres días antes de que diese comienzo el festival Primavera Trompetera (16 y 17 de marzo), un temporal se asomó en Cádiz. ¿Conclusión? Alerta naranja y protección civil llamando a la puerta de la empresa promotora (Triton Livefun) para recomendarles que no realizaran el festival. Menos de dos semanas después, Primavera Trompetera tiene nuevas fechas (25 y 26 de mayo), han conseguido salvar a casi todos los artistas e incluso han añadido nuevas confirmaciones: Tomasito, Brisa Fenoy, Chiki Lora y O’Funk’illo. ¿Qué pasos han seguido para organizar tan rápido un plan B?

Los organizadores se basaron en la seguridad de las personas implicadas para decidir que no seguir adelante era lo mejor para artistas, asistentes, trabajadores… Inmediatamente después, hicieron un comunicado oficial en el que han «intentado ser lo más transparentes posibles», dice Miki Gutiérrez, director del festival y de la empresa promotora. En los días siguientes se reunieron con todos los stakeholders vinculados al proyecto (patrocinadores, colaboradores, agentes, proveedores…) para explicarles lo sucedido y «todos se mostraron muy comprensivos». Las que tuvieron lugar con los administradores del espacio eran reuniones obligadas. En ellas iban comentando y negociando las fechas libres que tenía el espacio, contrastándolas con las logísticamente posibles para la promotora. Y, en paralelo, negociaban con los agentes de los artistas. Con las licencias ya aprobadas, conseguidos los patrocinadores y demás acuerdos estratégicos, el trabajo fue cuadrar a los artistas en una nueva fecha, la cual todavía no conocían en una primera ronda de llamadas porque dependían de la disponibilidad de los propios artistas para decidirla.

«A todos les dijimos que el festival se iba a hacer sí o sí, que no se iba a quedar en una cancelación, sino que estaba pospuesto», explica Gutiérrez. «Había agentes de artistas con los que ya habíamos trabajado, por lo que ya confiaban en nosotros«, continúa. Una vez que tuvieron más o menos claras las distintas opciones de fechas, llamaron a todas las oficinas para comentar la disponibilidad de las mismas. Coincidía con que el 25 y 26 de mayo era cuando más artistas podían asistir. Caso cerrado.

Profesionalización de los promotores

Cree Gutiérrez que los artistas confiaron en ellos porque se mostraron profesionales: «Muchos conocen la empresa y vieron claro que el festival saldría adelante. También se dieron cuenta de que la razón de este aplazamiento eran circunstancias reales y no un capricho de los organizadores«. Asimismo, el promotor admitió que algunos artistas se mostraron desconfiados de primeras debido a experiencias anteriores con otros festivales, pero no fue generalizado: «La opinión que tienen de nosotros es positiva, que somos gente seria y que damos la cara». Defiende que también han dado la cara con los asistentes: «Hemos facilitado las devoluciones de las entradas y a los que se queden les hemos querido compensar por la confianza y por el mal trago». Dicha compensación es la posibilidad de entrar gratis a la primera edición del festival Brota Música, que tendrá lugar el sábado 11 de agosto en Rota. Para los nuevos, el precio del abono se mantiene: 39 euros.

¿Y cuál es la clave para generar esa confianza? Ser transparente. «La comunicación en todo momento de las circunstancias que están ocurriendo, dentro de lo que se pueda y a tiempo real», declara Gutiérrez. Tanto con el público como con los profesionales que trabajarán en la cita han querido transmitir tranquilidad, por lo que el equipo de comunicación prácticamente ha trabajado 24 horas al día. El promotor concluye de la siguiente manera: «Hemos tenido mucha suerte porque los artistas y el público se han involucrado 100% en querer y poder estar en este festival, por lo que seguimos muy ilusionados y deseando que llegue la fecha para celebrar de una vez que ya ha llegado la Primavera Trompetera«.