Montar tu propio festival de música en un lugar idílico, con tus grupos favoritos y un montón de gente. Suena genial, pero muchas veces quienes se animan a dar el paso pecan de exceso de ilusión y falta de profesionalidad. Algunos fracasan y otros, simplemente, no acaban de salir bien. Colas, malos servicios, previsiones erráticas, cancelaciones de última hora,… ¿Cómo evitar estos contratiempos? Esta es una primera lista de los puntos más importantes a tener en cuenta para triunfar:

1.- El concepto. Hay que tener claro qué queremos hacer. ¿Un festival de pop en la playa? ¿Rock en la montaña? ¿Rap en una pista de aterrizaje? El estilo musical, la ubicación y las fechas son claves: hay que buscar la diferenciación y evitar coincidir con otras citas que se puedan llevar a parte de nuestro público. “Tienes que evitar ser uno más de los muchos que hay”, recalca el presidente de la APM, Pascual Egea.

2.- Presupuesto. ¿Un festival masivo o uno alternativo? Hay que glosar una relación exhaustiva de los gastos que va a suponer el festival. Entre los puntos a tener en cuenta a la hora de hacer números: la contratación artística, el alquiler del recinto y su adecuación, la producción técnica y logística, la solicitud de documentación y permisos y la promoción del festival.

3.-Financiación. Una vez se sabe cuánto costaría el proyecto, hay que ver si lo podemos pagar. Una fuente de ingresos son las entradas, por lo que es básico fijar cuántos tickets queremos vender y a qué precio, buscando el equilibro entre lo que exigen las cuentas sobre Excel y lo que el público puede pagar. El presidente de la APM subraya que el primer año “es difícil conseguir grandes patrocinios”, por lo que el promotor se tiene que resignar a asumir el riesgo y prever la posibilidad de cubrir pérdidas si el evento no va bien, sin olvidar que se tendrá que anticipar mucho dinero a artistas y proveedores.

“Es muy importante saber cómo lo financias. Si no tienes respuesta a esto, mejor no sigas”, resuelve.

Tenemos en marcha la maquinaria necesaria para que el festival vea la luz. Concepto, presupuesto, financiación,..¿Tenemos claro qué hacer? ¿Es una propuesta rompedora? ¿Sabemos cuánto nos va a costar y nos lo podemos permitir? Bien, pues sigamos.

4.- Trámites legales. El papeleo da pereza, sí, de tal modo que cuánto antes se presente toda la documentación necesaria y se pidan los permisos pertinentes, mejor. Casos como el del Jarama Motor Sound Festival demuestran la importancia de atender a tiempo los trámites legales. Nadie duda que en el circuito madrileño entren 45.000 personas, pero la Comunidad de Madrid consideró incompletos los informes técnicos de los promotores. Sin el papeleo a punto da igual que tengamos a los mejores artistas del momento, porque el festival no se podrá celebrar.

5.- Contratación artística. Llega el momento de escoger el cartel que ofreceremos al público. Egea recomienda “cerrarlo lo antes posible” y combinar artistas consagrados con emergentes, así como dejar un hueco para los locales. Propuestas que vayan desde lo más consolidado hasta la promoción del talento de proximidad. En resumen, combinar apuestas arriesgadas con valores seguros.

6.- Plan de marketing. Un festival nonato no tiene marca y, si la gente no te conoce, no vas a cumplir la previsión de venta de entradas. La promoción se tiene que plantear a medio plazo y aceptar que hasta que tu marca se consolide no obtendrás beneficios. Hay que desconfiar de los planes que aseguran la consolidación de una marca y el sold out en la primera edición. Incluso en la segunda…

7.- La puesta en escena. Todo planeado, explicado a los cuatro vientos…llega el momento de la verdad. La mejor opción para asegurar que el montaje sale bien -si no se tiene experiencia en este campo- es contratar a una empresa externa, especializada en este tipo de espectáculos, para que prepare todos los servicios, como las barras, los baños y los accesos. Egea destaca la importancia de contratar equipos técnicos de calidad: “Escatimar aquí es pan para hoy y hambre para mañana, el público no perdona”.

Asimismo, sugiere que se apueste por proveedores y personal local para que el festival deje beneficios en la zona donde se celebre y, de este modo, dar buena imagen en la comarca.

“Un festival comienza desde el minuto en que decides que lo vas a organizar y acaba una vez se ha recogido todo, has liquidado a todos los artistas y/o proveedores, y has hecho un análisis del festival”, zanja Egea.

Cancelación de última hora
¿Y si a pesar de haber seguido todos los pasos con la máxima profesionalidad la propuesta no funciona? El éxito nunca está garantizado y, como dicen los ingleses, ‘shit happens’. En estos casos, la cancelación siempre es una opción… excepto en la última hora. Egea considera que casos como el del Jiwapop, que anuló la cita un día antes de su inicio, son “una falta de respeto para el público”, ya que la promotora sabe con muchos días de antelación el ritmo de entradas que lleva. Así pues, estas son las únicas causas que justifican una cancelación a última hora: tifones, huracanes, terremotos…

En el marco del debate sobre si hay demasiados festivales, y si todos ellos cuentan con la profesionalidad necesaria, recuperamos este artículo de julio de 2014, sobre cómo montar un festival y no palmarla en el intento.

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